Nawet najmniejsza przeprowadzka w obrębie jednego miasta to dla firmy ogromne wyzwanie logistyczne. Źle zrealizowana może wywołać znaczące zaburzenia w prowadzeniu biznesu. Przewóz mienia zagranicę może wywoływać jeszcze większe perturbacje. Jak się przygotować do takiej operacji, aby w jak najmniejszym stopniu oddziaływała na prowadzenie biura? Jak sprawnie zrealizować przeprowadzkę firmy zagranicę?
Dobre planowanie
Nawet przeprowadzka małej firmy może być sporym problemem – i to już na niewielkie odległości, nie mówiąc nawet o przeprowadzce do innego kraju. Każde tego rodzaju przedsięwzięcie musi się wiązać z naruszeniem normalnego trybu działalności firmy. Może choćby stanowić zagrożenie dla terminowej realizacji zleceń i być przyczyną dezorganizacji. Im większe biuro i sama firma, tym więcej trudności się napotyka. Prawdziwą skalę przeprowadzki poznaje się często tak naprawdę dopiero w chwili, gdy się zaczyna do niej przygotowywać.
Nawet w małej działalności gospodarczej liczba przedmiotów do przewozu może być znaczna. Firmowe akcesoria i umeblowanie – biurko, szafki, fotel biurowy, komputery, drukarki i osprzęt elektroniczny – to już konieczność wykorzystania jednego auta do transportu. Do tego dochodzą zaś wszelkie dokumenty i inne elementy mienia ruchomego. Łatwo się przy okazji pogubić, a relokacja biur i firm o większej skali to jeszcze większe wyzwanie.
Dlatego tak ważne jest dobre zaplanowanie i zorganizowanie przeprowadzki. Konieczne będzie dokładne określenie terminu. Najlepiej szukać takiego okresu, by w jak najmniejszym stopniu odcisnęło się to na działalności przedsiębiorstwa. Dobrym okresem może być na przykład weekend albo inne dni wolne od pracy. Nie należy też zapominać o tym, że podwładni powinni być z odpowiednim wyprzedzeniem poinformowani o całym procesie. W mniejszych firmą mogą zresztą pomóc z przeprowadzką, choćby przy pakowaniu, a i w większym biurze sprawne usunięcie przez nich prywatnych rzeczy z pewnością przyspieszy przeprowadzkę.
Ponadto, warto przed przenosinami zorganizować inwentaryzację i dokładnie zaplanować, co gdzie ma być umiejscowione w miejscu docelowym oraz jak rzeczy mają być pakowane. Trzeba zorganizować wszelkie potrzebne do przeprowadzki akcesoria – kartony, taśmy, rzeczy do zabezpieczenia przedmiotów wrażliwych na uszkodzenia, jak choćby monitory. Należy też zorganizować kogoś do pomocy z pakowaniem, załadunkiem i rozładunkiem oraz ustawianiem mienia. Konieczne też będzie załatwienie wszelkich zezwoleń i dokumentów, które mogą być niezbędne w przypadku transportu niektórych ładunków. Co więcej, sam transport warto ubezpieczyć. Przy organizacji przeprowadzki zagranicę trzeba się liczyć z większym ryzykiem uszkodzenia ładunku. Oznacza ona też wyższe koszty.
Przeprowadzka w toku
Doskonałym pomysłem jest, aby wyznaczyć w firmie konkretną osobę, która będzie odpowiedzialna za zorganizowanie przeprowadzki i w razie potrzeby będzie podejmowała wszelkie decyzje związane z przeprowadzką. Do jej zadań należeć też mogą kwestie związane z aranżacją nowego miejsca pracy czy utylizacją lub sprzedażą zbędnych przedmiotów. Dobrze jeśli nadzorca przygotuje harmonogram przeprowadzki. Taka osoba powinna również wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za bezpieczeństwo dokumentów, a zwłaszcza tych dokumentów, które mogą mieć poufny charakter lub ich utrata mogłaby narazić firmę na kłopoty.
Pakowanie dokumentacji i wszelkich akcesoriów powinno być zresztą pierwszym etapem przeprowadzki biur. Najlepiej posłużą do tego pudełka kartonowe. Potem można się zająć pozostałym osprzętem, między innymi komputerami i sprzętem elektronicznym. Warto go zabezpieczyć odpowiednio styropianem, folią bąbelkową, etc. Wszystkie spakowane kartony powinny być opisane i zinwentaryzowane. Potem można zabrać się za rozkręcanie i pakowanie mebli – do tego może się przydać także folia typu stretch.
Duże znaczenie ma zabezpieczenie mienia na czas transportu. Wszystko należy załadować tak, aby dotarło na miejsce docelowe bez uszkodzeń. Liczy się także kolejność w jakiej dobytek firmy zostanie zapakowany, a to ze względu na to, iż niektóre przedmioty mogą być niezbędne, by móc sobie zagwarantować szybki i prawidłowy rozruch działalności gospodarczej w miejscu docelowym.
Wynajem firmy przeprowadzkowej
Ze względu na to, jak duże wyzwanie stanowią przeprowadzki biur i firm, konieczne może być skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Zazwyczaj przedsiębiorstwa nie dysponują sprzętem, ludźmi i wiedzą, które pozwalają szybko, sprawnie i bezpiecznie przetransportować mienie na duże odległości. Firma przeprowadzkowa ma wyposażenie i know-how, umożliwiające zrealizowanie tego zadania w profesjonalny sposób.
Zakres usług, które oferują firmy przeprowadzkowe, jest bardzo szeroki. Może to być tylko sam załadunek, transport i rozładunek mienia. Można jednak zamówić także kompleksową obsługę przeprowadzki – z doradztwem, pomocą w inwentaryzacji, przygotowaniem dokumentacji fotograficznej, dostarczaniem materiałów do pakowania, demontażem i montażem mebli, sprzątaniem po przeprowadzce, a nawet utylizacją niepotrzebnego mienia i magazynowaniem ładunku. Tego rodzaju instytucje zapewniają również pomoc w dochowaniu wszelkich formalności i załatwieniu dokumentacji niezbędnej do transportu, zwłaszcza w przypadku transportu ponadgabarytowego i ciężkiego. Przewóz sejfu z firmą przeprowadzkową nie będzie żadnym problemem.
Warto podkreślić, że dzięki doświadczeniu, wykorzystaniu specjalistycznego sprzętu oraz wykwalifikowanych pracowników, firma przeprowadzkowa może sprawniej, szybciej i taniej zrealizować transport mienia niż jest to w większości przypadków możliwe przy samodzielnej realizacji przeprowadzki. Firma transportowa właściwie zabezpieczy przewożony ładunek. Zadba też o jego ubezpieczenie. Koszty tego rodzaju usług są zróżnicowane ze względu na wiele zmiennych – choćby zakres usług, z których chce skorzystać zleceniodawca, odległość czy wielość ładunku. Do tego dochodzą zniżki lub rabaty, które wiele firm oferuje niektórym klientom.
